Wspólny sekretariat rejestru służącego przejrzystości

W porozumieniu międzyinstytucjonalnym w sprawie Rejestru służącego przejrzystości przewiduje się, że:

Sekretarze generalni Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej są odpowiedzialni za nadzór nad systemem oraz za wszystkie kluczowe aspekty jego funkcjonowania i za obopólną zgodą podejmują środki niezbędne do wdrożenia tego porozumienia.

W celu wdrożenia systemu służby Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej ustanowią wspólną strukturę operacyjną. W skład tej grupy wchodzić będą urzędnicy Parlamentu Europejskiego i Komisji Europejskiej, na mocy uzgodnień pomiędzy właściwymi służbami. Działania wspólnego sekretariatu rejestru służącego przejrzystości będą koordynowane przez kierownika działu w Sekretariacie Generalnym Komisji Europejskiej. Do zadań sekretariatu rejestru będzie należało wdrażanie środków podnoszących jakość zawartości rejestru.

Wspólny sekretariat rejestru służącego przejrzystości rozpoczął działalność w momencie wejścia w życie porozumienia międzyinstytucjonalnego dnia 23 czerwca 2011 r. Zgodnie z art. 21 porozumienia międzyinstytucjonalnego za koordynowanie działań sekretariatu odpowiada Gérard LEGRIS, Kierownik Działu ds. Przejrzystości, Kontaktów z Zainteresowanymi Stronami i Organizacjami Zewnętrznymi w Sekretariacie Generalnym Komisji Europejskiej.

Ze wspólnym sekretariatem rejestru służącego przejrzystości można się skontaktować poprzez pole „kontakt z rejestrem” na stronie głównej rejestru.

Główne zadania sekretariatu to:

• Udzielanie pomocy użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym (drogą elektroniczną oraz telefonicznie), odpowiadanie na pytania i rozwiązywanie problemów.
• Prowadzenie strony internetowej i jej regularne aktualizowanie.
• Prowadzenie stałej współpracy ze służbami informatycznymi w kwestiach związanych z obsługą techniczną i przetwarzaniem danych oraz z inspektorem ochrony danych.
• Informowanie poszczególnych grup użytkowników o rejestrze oraz zachęcanie ich do zarejestrowania się.
• Opracowywanie i publikowanie sprawozdań i statystyk.
• Monitorowanie funkcjonowania mechanizmu składania skarg i nakładania sankcji oraz rozpatrywanie skarg.
• Kontrolowanie jakości.
• Opracowywanie i aktualizowanie uwag interpretacyjnych, wytycznych i poradników.
• Przygotowywanie streszczeń i udzielanie odpowiedzi na zapytania parlamentarne.
• Przeprowadzanie szczegółowych analiz. Przygotowanie sprawozdania dotyczącego postępów oraz monitorowanie procesu jego przyjęcia zgodnie z postanowieniami porozumienia międzyinstytucjonalnego.
• Gromadzenie wiedzy teoretycznej i praktycznej na temat działalności lobbystycznej oraz uregulowań prawnych w tej dziedzinie.