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Foire aux questions: la Commission européenne prend des mesures pour réduire radicalement les formalités administratives dans tous les États membres

European Commission - MEMO/13/370   24/04/2013

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Commission européenne

MEMO

Bruxelles, le 24 avril 2013

Foire aux questions: la Commission européenne prend des mesures pour réduire radicalement les formalités administratives dans tous les États membres

Pourquoi la Commission propose-t-elle ce règlement?

La proposition vise à réduire considérablement les coûts et les longues procédures liés aux formalités bureaucratiques qui imposent aujourd'hui aux citoyens et aux entreprises de prouver que les documents publics (comme les actes de naissance ou les certificats attestant la situation juridique d'une entreprise) délivrés par leur pays d'origine sont authentiques. Ce type de procédure est dépassé et complique l'exercice, par les citoyens de l'Union, du droit à la libre circulation et, par les entreprises, des libertés du marché intérieur. Parallèlement, le règlement prévoira les garanties nécessaires empêchant l’utilisation, dans l’Union, de documents publics falsifiés.

Les documents publics ont pour fonction principale de fournir la preuve factuelle des actes d’une autorité publique. Si les documents publics nationaux sont présumés authentiques sans autre formalité, il est souvent nécessaire d'apporter la preuve de l'authenticité des documents émanant d’autres États membres par des formalités supplémentaires telles que l'apostille, la légalisation ou une forme particulière, à savoir les copies ou traductions certifiées conformes.

La proposition de règlement éliminera ce type de formalités pour un nombre significatif de documents publics. Il s'agit d'une initiative phare de l'Année européenne des citoyens organisée en 2013.

Quelles seront les économies réalisées par les citoyens et les entreprises?

Le règlement réduira les coûts à la fois pour les citoyens et pour les entreprises de l'UE. On estime que, l'obligation d'apostille concerne, à elle seule, au moins 1,4 million de documents publics par an dans l'Union.

Les simplifications proposées dans le règlement permettront aux citoyens et aux entreprises de l’Union d’économiser chaque année de 25,8 à 26,2 millions d’euros sur les apostilles et entre 2,3 et 4,6 millions d’euros sur la légalisation. Des économies supplémentaires de l’ordre de 100 à 200 millions d’euros par an proviendront de la simplification des copies certifiées conformes.

La suppression des traductions certifiées conformes sera, elle aussi, synonyme d’économies annuelles comprises entre 75 et 100 millions d’euros pour les citoyens et les entreprises de l’Union. Le coût de ces traductions varie d'un pays à l'autre mais s'élève généralement à environ 30 euros par page.

Les simplifications devraient également être source d'économie pour les administrations publiques traitant ces documents, et donc, pour le contribuable

Enfin, les citoyens gagneront beaucoup de temps, sachant que, dans la plupart des États membres, il faut environ une semaine pour obtenir une apostille (voir l'aperçu dans l'annexe).

À quels documents publics les nouvelles règles s'appliqueront-elles?

Sont soumis aux formalités administratives recensées les documents publics afférents aux droits que les traités et la législation de l’Union confèrent aux citoyens et aux entreprises de l’Union, par exemple:

  1. les actes de l’état civil (par exemple, les documents concernant la naissance, le décès, le mariage et le partenariat enregistré);

  2. les documents concernant la résidence, la citoyenneté et la nationalité;

  3. les documents relatifs aux biens immobiliers;

  4. les documents relatifs au statut et à la représentation juridiques d’une société ou d’une autre entreprise;

  5. les documents relatifs aux droits de propriété intellectuelle;

  6. les documents prouvant l’absence de casier judiciaire.

Quelles sont les «formalités» actuellement requises pour faire accepter des documents publics dans un autre État membre qui seront supprimées par les nouvelles règles?

Les formalités administratives en question sont la légalisation et l'apostille, procédures internationales qui n'ont pas été conçues pour prendre en compte l'évolution du droit de l'Union.

La légalisation est la formalité permettant d’attester la véracité d'une signature, la qualité en laquelle le signataire du document public a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. Elle a pour effet de conférer à un document public étranger la même valeur probante qu'un document public national quant à son authenticité.

Dans l'Union, la procédure de légalisation a été largement remplacée par la formalité similaire de l'apostille, qui consiste à apposer une mention supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers. L'apostille est un mécanisme international établi par la convention de La Haye de 1961 (la «convention apostille»). Elle est délivrée par une autorité du pays d'origine et atteste la véracité ou l'«authenticité» de la signature, la qualité en laquelle le signataire du document public a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.

Une autre formalité ayant une finalité similaire dans les situations transfrontières est l'obligation de certification conforme des traductions ou des copies de documents publics.

Qui sera concerné par la proposition?

Aujourd'hui, au moins 12,6 millions de citoyens de l'Union vivent dans un autre État membre que leur État d'origine et sont confrontés à une bureaucratie inutile, dans nombre de situations quotidiennes, lorsqu'ils ont affaire aux administrations publiques.

De même, près de 7 millions de petites et moyennes entreprises (PME) de l'UE participent aux échanges transfrontières, tandis que de nombreuses autres investissent à l'étranger ou concluent des contrats de sous-traitance avec des entreprises implantées dans un autre État membre. Ces PME doivent également passer par diverses formalités administratives requérant des documents publics dans le cadre de leurs activités commerciales.

Quelques exemples concrets:

1) Une Espagnole épouse un Belge en Espagne

Le couple est informé qu'il doit obtenir une apostille en plus de la traduction espagnole de l'acte de naissance du marié et que l'apostille doit également être traduite. De ce fait, leurs papiers ne sont pas prêts à temps pour le mariage et ils sont contraints de le reporter.

Une fois marié, le couple a aussi des difficultés à faire reconnaître son acte de mariage espagnol en Belgique: il leur faut une apostille des autorités espagnoles mais, comme ils habitent en Belgique, ils doivent renvoyer tous les documents en Espagne. Cela prend tellement de temps que le délai de trois mois pour obtenir l'apostille est dépassé et qu'ils sont contraints de demander un autre acte de mariage original pour ensuite redemander une apostille.

2) Une famille néerlando-finlandaise adopte un enfant

Un couple marié néerlando-finlandais habite en Finlande, où il a adopté un enfant. Pour des raisons professionnelles, les époux déménagent aux Pays-Bas où ils doivent prouver que leur fils a été adopté en toute légalité. Pour ce faire, ils obtiennent l'extrait nécessaire du registre de la population finlandais, notamment les documents concernant l'adoption délivrés par les autorités finlandaises. Lorsqu'ils présentent les documents finlandais aux Pays-Bas, on leur annonce qu'il faut une apostille des autorités finlandaises. Mais lorsqu'ils essaient de l'obtenir, ils apprennent qu'elle ne peut être apposée que sur des documents délivrés depuis moins de trois mois. Étant donné qu'ils ont obtenu leurs documents quatre mois plus tôt, ils doivent demander à l'autorité finlandaise auprès de laquelle l'enfant a été adopté de délivrer un nouveau document original et, ensuite, demander qu'on y appose l'apostille. En outre, une traduction certifiée conforme du document est nécessaire.

Tout ce processus prend du temps et engendre des coûts supplémentaires, ce qui retarde le déménagement de la famille aux Pays-Bas et crée un stress inutile.

3) Une entreprise allemande prend part à un marché public en République tchèque

Une entreprise basée en Allemagne soumissionne à un marché public en République tchèque. Pour ce faire, elle doit présenter un grand nombre de documents attestant qu'elle est digne de foi, et notamment que son PDG en Allemagne a un casier judiciaire vierge. La société doit également fournir des traductions en tchèque certifiées conformes.

Ces formalités coûtent à l'entreprise du temps et de l'argent, ce qui la désavantage dans la procédure de passation du marché. Il se pourrait même qu'une société plus chère remporte le marché, amenant les autorités tchèques à devoir débourser davantage.

Grâce à la proposition présentée aujourd'hui, ces complications absurdes appartiendront au passé:

  • les obligations de légalisation et d'apostille auxquelles sont soumis les documents publics seront abolies entre les États membres;

  • en principe, les traductions de documents publics ne devront plus être certifiées conformes. De simples traductions de bonne qualité suffiront;

  • en matière de naissance, de décès, de mariage, de partenariat enregistré ainsi que de statut et de représentation juridiques d’une société ou d’une autre entreprise, les citoyens pourront obtenir auprès des autorités des formulaires types multilingues, ce qui leur évitera les coûts de traduction et leur permettra de prouver facilement leur situation juridique dans ces domaines.

Pourquoi les diplômes scolaires et universitaires ne sont-ils pas concernés?

Les diplômes scolaires et universitaires ne relèvent pas du champ d'application du nouveau règlement. Les qualifications professionnelles ainsi que les diplômes scolaires et universitaires sont régis par des actes législatifs de l'UE spécifiques sur la reconnaissance des qualifications professionnelles, tels que la directive 2005/36/CE.

Les autres États membres seront-ils tenus de reconnaître mon acte de mariage, même s'ils ne reconnaissent pas le mariage entre personnes de même sexe?

Le règlement ne prévoit pas la reconnaissance du contenu de l'acte de mariage, il impose seulement l'acceptation des documents publics. Cela signifie que les États membres reconnaissent mutuellement l'authenticité des documents en question (signature du titulaire d'une charge publique et qualité en laquelle le signataire agit) sans exiger de certification supplémentaire.

Les formulaires types multilingues de l'UE remplacent-ils les documents publics nationaux équivalents?

Les formulaires types multilingues de l'UE seront à la disposition des citoyens et des entreprises à titre d'alternative aux documents publics nationaux équivalents. Bien que ces derniers demeurent inchangés, les citoyens et les entreprises auront le loisir de demander des formulaires types de l'UE en lieu et place des documents nationaux et les autorités devront les leur délivrer. Ces formulaires faciliteront considérablement la traduction et, partant, réduiront la longueur et le coût des procédures pour les citoyens et les entreprises.

Que pourront faire les autorités nationales si elles soupçonnent qu'un document public a été falsifié?

La proposition de règlement offre aux autorités nationales des protections modernes contre la fraude, par le biais de communications électroniques rapides et sûres. Cette coopération administrative renforcée et structurée sera mise en place à l'aide de l'actuel système d'information du marché intérieur (IMI), qui a été créé par la Commission et est déjà utilisé dans d'autres domaines tels que les droits des patients ou le transport de fonds.

Concrètement, toute autorité nationale qui a un doute raisonnable sur l'authenticité d'un document public aura la possibilité de procéder à une vérification directement auprès de l'autorité de l'État membre qui a délivré le document, en recourant au système IMI. Cette communication directe entre les autorités des États membres permettra d'harmoniser la prévention des fraudes et de la rendre plus efficace .

En outre, un répertoire de documents publics nationaux sera constitué dans le système IMI, ce qui permettra aux autorités de comparer les documents avec les modèles nationaux disponibles dans le répertoire.

Enfin, des autorités centrales seront instituées. Elles se réuniront régulièrement au sein du Réseau judiciaire européen en matière civile et commerciale afin d'évaluer et, si nécessaire, d'améliorer les mécanismes de prévention des fraudes.

Le nouveau règlement invoque, pour la première fois, l'article 21, paragraphe 2, comme base juridique. Pourquoi cette disposition n'a-t-elle jamais été utilisée auparavant et à quoi peut-on s'attendre à l'avenir?

La proposition est fondée sur l'article 21, paragraphe 2, du TFUE qui habilite le Parlement européen et le Conseil à adopter des dispositions visant à faciliter l'exercice du droit des citoyens de l'Union de circuler et de séjourner librement dans l'Union européenne. Les obstacles administratifs à l'utilisation et à l'acceptation transfrontières des documents publics ont une incidence directe sur la capacité des citoyens à user de leur droit à la libre circulation. La suppression de ces obstacles facilitera donc l'exercice de ce droit, ainsi que le prévoit l'article 21, paragraphe 2, du TFUE.

Cet article est combiné avec l'article 114, paragraphe 1, du TFUE qui autorise le législateur européen à adopter des mesures visant à améliorer le fonctionnement du marché intérieur. Les obstacles administratifs à l'utilisation et à l'acceptation transfrontières des documents publics ont une incidence directe sur la pleine jouissance des libertés du marché intérieur reconnues aux entreprises de l'Union, qui sont décrites à l'article 26, paragraphe 2, du TFUE et visées à son article 114, paragraphe 1.

Étant donné que de plus en plus d'Européens exercent leur droit, conféré par la citoyenneté de l'Union, à la libre circulation sur le marché unique de l'UE, de plus en plus de citoyens vivant dans un autre État membre rencontrent des difficultés dans l'exercice de leurs droits. En conséquence, la Commission est plus que jamais déterminée à répondre aux attentes et aux besoins des citoyens désireux de jouir pleinement de leur droit à la libre circulation.

Quelles sont les autres mesures prises par l'Union européenne pour lever les obstacles à la libre circulation et prévenir la discrimination à l'encontre des citoyens européens d'un autre État membre?

En 2010, le premier rapport sur la citoyenneté de l'Union européenne indiquait que de plus en plus d'Européens exerçaient leur droit à la libre circulation mais que, ce faisant, ils rencontraient toujours des obstacles (voir IP/10/1390 et MEMO/10/525). La proposition visant à simplifier l'acceptation des documents publics n'est que l'une des mesures mentionnées dans ce rapport, qui comportait 24 autres actions destinées à lever les obstacles que les citoyens de l'Union rencontrent encore lorsqu'ils exercent leur droit à la libre circulation dans l'Union européenne.

À ce jour, les réalisations sont les suivantes:

  1. renforcement des droits de quelque 75 millions de victimes d'infractions par an dans l'Union européenne (IP/11/585);

  2. réduction considérable des formalités pour les 3,5 millions de personnes qui immatriculent chaque année un véhicule dans un autre État membre, ce qui représente une économie de 1,5 milliard d'euros (IP/12/349);

  3. interdiction des frais supplémentaires liés aux cartes de crédit et des cases précochées pour les acheteurs en ligne (MEMO/11/675);

  4. renforcement du droit à un procès équitable pour tous les citoyens de l'Union, ce qui concerne quelque 8 millions de procédures chaque année (IP/12/430, IP/10/1305);

  5. clarification des droits patrimoniaux pour les 16 millions de couples internationaux en Europe (IP/11/320).

En cette année européenne des citoyens, la Commission donne la priorité à leurs droits et elle présentera, dans le prochain rapport 2013 sur la citoyenneté de l'Union, attendu en mai, une nouvelle série de mesures destinées à faciliter l'exercice de ces droits.

Ce nouveau rapport fera le bilan des 25 actions présentées en 2010 et proposera 12 nouvelles mesures concrètes visant à résoudre les problèmes que les citoyens de l'Union rencontrent encore aujourd'hui. Le rapport tiendra compte des problèmes soulevés par les Européens dans le cadre d'une grande consultation publique en ligne sur les droits des citoyens et d'une série de dialogues citoyens organisés par la Commission afin de recueillir l'avis du public sur l'avenir de l'Europe (http://ec.europa.eu/european-debate).

ANNEXE

Coût et délai de délivrance d'une apostille

Source: Analyse d'impact de la Commission, annexe 11, page 29


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