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Europäische Kommission

MEMO

Brüssel, 24. April 2013

Häufig gestellte Fragen: Europäische Kommission will Verwaltungsaufwand in allen Mitgliedstaaten reduzieren

Was ist der Beweggrund für diesen Vorschlag?

Mit dem Vorschlag soll der Kosten- und Zeitaufwand reduziert werden, der durch Verwaltungsformalitäten verursacht wird, denen Bürger und Unternehmen derzeit nachkommen müssen, wenn sie die Echtheit der von ihrem Herkunftsmitgliedstaat ausgestellten öffentlichen Urkunden (z. B. Geburtsurkunde oder Bescheinigung über die Rechtsform) nachweisen wollen. Solche Verfahren sind überholt und erschweren die Wahrnehmung des Rechts auf Freizügigkeit und der Binnenmarktrechte für Bürger und Unternehmen. Gleichzeitig sind notwendige Sicherheitsvorkehrungen vorgesehen, um zu verhindern, dass gefälschte öffentliche Urkunden in der EU in den Verkehr gelangen.

Öffentliche Urkunden zeichnen sich in erster Linie dadurch aus, dass sie als Beweis für den von einem Amtsträger aufgenommenen Sachverhalt dienen. Während inländische öffentliche Urkunden ohne zusätzlichen Nachweis als echt gelten, muss die Echtheit von Urkunden anderer Mitgliedstaaten häufig durch zusätzliche Förmlichkeiten wie Legalisation oder Apostille oder durch beglaubigte Kopien oder Übersetzungen nachgewiesen werden.

Diese Formalitäten würden mit Erlass der vorgeschlagenen Verordnung für eine Vielzahl öffentlicher Urkunden wegfallen. Bei dem Verordnungsvorschlag handelt es sich um eine maßgebliche Initiative des Europäischen Jahres der Bürgerinnen und Bürger 2013.

Welche Kostenvorteile ergeben sich für Bürger und Unternehmen?

Die Verordnung würde Einsparungen für Bürger und Unternehmen gleichermaßen bringen. In der EU sind allein von der Apostille schätzungsweise mindestens 1,4 Mio. öffentliche Urkunden jährlich betroffen.

Die im Verordnungsvorschlag vorgesehenen Vereinfachungsmaßnahmen würden jährlich für Unionsbürger und Unternehmen mit Einsparungen in Höhe von 25,8 bis 26,2 Mio. EUR bei der Apostille und 2,3 bis 4,6 Mio. EUR bei der Legalisation zu Buche schlagen. Die Einsparungen infolge einer Lockerung der Verwaltungsformalitäten für beglaubigte Kopien würden sich in einer Größenordnung zwischen 100 und 200 Mio. EUR pro Jahr bewegen.

Der Verzicht auf das Beglaubigungserfordernis bei Übersetzungen würde Bürgern und Unternehmen ebenfalls Kosteneinsparungen zwischen 75 und 100 Mio. EUR jährlich ermöglichen. Die Übersetzungskosten sind zwar von Land zu Land unterschiedlich, bewegen sich aber in der Regel um etwa 30 EUR pro Seite.

Auch für die öffentliche Verwaltung, die mit solchen Urkunden zu tun hat, sind Kosteneinsparungen zu erwarten, die letztlich auch dem Steuerzahler zugute kommen.

Und nicht zuletzt werden Bürger viel Zeit sparen, wenn man bedenkt, dass die meisten Mitgliedstaaten etwa eine Woche für die Ausstellung der Apostille benötigen (siehe Überblick im Anhang).

Für welche öffentlichen Urkunden gelten die neuen Vorschriften?

Im Folgenden sind typische Beispiele für öffentliche Urkunden aufgeführt, die mit EU-Rechten der Unionsbürger und Unternehmen zusammenhängen und bei denen die vorgenannten Verwaltungsformalitäten zu erledigen sind:

  1. Personenstandsurkunden (z. B. Urkunden zu Geburt, Tod, Eheschließung und eingetragener Partnerschaft)

  2. Urkunden in Bezug auf Wohnsitz, Unionsbürgerschaft und Staatsangehörigkeit

  3. Urkunden zu Grundeigentum

  4. Urkunden zu Rechtsform und Vertretung einer Gesellschaft oder eines sonstigen Unternehmens

  5. Urkunden zu Rechten des geistigen Eigentums

  6. Urkunden in Bezug auf Vorstrafenfreiheit

Welche für die Annahme öffentlicher Urkunden in anderen Mitgliedstaaten erforderlichen Formalitäten werden durch die neuen Vorschriften abgeschafft?

Bei den betreffenden Verwaltungsformalitäten handelt es sich um die Legalisation und die Apostille, d. h. um internationale Verfahren, die Entwicklungen im EU-Recht nicht berücksichtigen.

Legalisation ist das förmliche Verfahren, durch das die Echtheit der Unterschrift eines Amtsträgers, die Eigenschaft, in der die Person gehandelt hat, die die öffentliche Urkunde unterzeichnet hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigt wird. Soweit es um den Echtheitsbeweis geht, werden ausländische öffentliche Urkunden durch die Legalisation Inlandsurkunden gleichgestellt.

In der EU wurde die Legalisation weitgehend durch eine ähnliche Förmlichkeit, nämlich die Apostille, ersetzt, bei der auf der ausländischen Urkunde ein sogenanntes Echtheitszeichen angebracht wird. Die Apostille wurde mit dem Haager Übereinkommen von 1961 eingeführt. Die Apostille, die von einem Amtsträger des Herkunftsmitgliedstaats ausgestellt wird, bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Eigenschaft, in der die die öffentliche Urkunde unterzeichnende Person gehandelt hat, sowie gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

Einen ähnlichen Zweck im internationalen Verkehr erfüllen die Beglaubigungen von Kopien und Übersetzungen öffentlicher Urkunden.

Für wen sind die neuen Vorschriften gedacht?

Mindestens 12,6 Millionen EU-Bürger leben heute in einem anderen Mitgliedstaat als ihrem Heimatstaat. Sie sind tagtäglich im Umgang mit den Behörden mit unnötigem Verwaltungsaufwand konfrontiert.

Gleiches gilt für die etwa 7 Millionen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in der EU, die im grenzüberschreitenden Handel tätig sind. Viele Unternehmen verfügen zudem über Beteiligungen im Ausland oder haben Zulieferverträge mit Unternehmen in anderen Mitgliedstaaten geschlossen. Auch diese KMU müssen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit diverse Verwaltungsformalitäten im Zusammenhang mit öffentlichen Urkunden erledigen.

Einige Beispiele aus dem wirklichen Leben:

1) Eine Spanierin heiratet einen Belgier in Spanien

Dem Paar wird mitgeteilt, dass die Geburtsurkunde des Bräutigams ins Spanische übersetzt werden muss und zusätzlich eine Apostille benötigt wird, die ebenfalls übersetzt werden muss. Da die ganzen Formalitäten bis zur Hochzeit nicht erledigt sind, muss die Hochzeit verschoben werden.

Nach seiner Heirat hat das Paar Probleme bei der Vorlage der spanischen Heiratsurkunde in Belgien: Sie brauchen eine Apostille der spanischen Behörden, aber da sie in Belgien wohnen, müssen sie alle Unterlagen wieder nach Spanien schicken. Dies dauert so lange, dass sie die Dreimonatsfrist für die Apostille verpassen und ein neues Original der Heiratsurkunde und eine neue Apostille beantragen müssen.

2) Eine niederländisch-finnische Familie adoptiert ein Kind

Ein niederländisch-finnisches Ehepaar, das in Finnland wohnt, adoptiert ein Kind. Aus beruflichen Gründen ziehen die Eheleute in die Niederlande. Dort müssen sie nachweisen, dass sie ihren Sohn rechtmäßig adoptiert haben. Hierzu beantragen sie bei den finnischen Behörden einen Auszug aus dem finnischen Bevölkerungsregister und eine Ausfertigung der Adoptionsurkunde. Bei der Vorlage der finnischen Urkunden in den Niederlanden erfahren sie, dass sie eine Apostille der finnischen Behörden benötigen. Als sie die Apostille beantragen wollen, stellen sie fest, dass die Apostille nur auf Urkunden angebracht werden darf, die vor weniger als drei Monaten ausgestellt wurden. Da ihre Urkunden bereits vier Monate alt sind, müssen sie bei den finnischen Behörden erneut die Ausstellung eines Originals der Adoptionsurkunde und eine neue Apostille dafür beantragen. Darüber hinaus wird eine beglaubigte Übersetzung der Urkunde verlangt.

Das gesamte Verfahren ist mit einem zusätzlichen finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Der Umzug der Familie in die Niederlande verzögert sich und verursacht unnötigen Stress.

3) Ein deutsches Unternehmen gibt in der Tschechischen Republik ein Angebot für einen öffentlichen Auftrag ab

Ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland gibt ein Angebot für einen öffentlichen Auftrag in der Tschechischen Republik ab. Hierzu muss das Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten und Urkunden zum Nachweis seiner Redlichkeit vorlegen, darunter einen Nachweis der strafrechtlichen Unbescholtenheit seines Vorstandsvorsitzenden. Allen Unterlagen muss eine beglaubigte tschechische Übersetzung beigefügt sein.

Diese Förmlichkeiten sind für das Unternehmen mit einem zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden, der das Unternehmen im Ausschreibungsverfahren benachteiligt. Sie könnten sogar dazu führen, dass eine teurere Firma den Zuschlag erhält, was höhere Kosten für die tschechischen Behörden bedeuten würde.

Der heutige Verordnungsvorschlag würde diesem absurden Aufwand ein Ende setzen:

  • Legalisation und Apostille sollen für bestimmte öffentliche Urkunden im Verkehr zwischen den Mitgliedstaaten abgeschafft werden.

  • Für öffentliche Urkunden sollen grundsätzlich keine beglaubigten Übersetzungen mehr verlangt werden dürfen. Eine einfache Übersetzung in ausreichender Qualität soll genügen.

  • Die Behörden sollen mehrsprachige EU-Formulare als Nachweis für Geburt, Tod, Eheschließung, eingetragene Partnerschaft, Rechtsform und Vertretung einer Gesellschaft oder eines sonstigen Unternehmens bereitstellen. Damit entfallen Übersetzungskosten, und Bürgern wie Unternehmen wird der Nachweis eines bestimmten Sachverhalts erleichtert.

Warum sind Schul- und Universitätsabschlüsse nicht erfasst?

Die neue Verordnung gilt nicht für Schul- und Universitätsabschlüsse. Für solche Abschlüsse gelten besondere Unionsvorschriften wie die Richtlinie 2005/36/EG über die Anerkennung von Berufsqualifikationen.

Müssen andere Mitgliedstaaten eine Heiratsurkunde anerkennen, auch wenn die gleichgeschlechtliche Ehe dort nicht anerkannt ist?

Die Verordnung regelt nicht die Anerkennung des Inhalts von Heiratsurkunden, sondern nur die Annahme öffentlicher Urkunden, d. h. die Mitgliedstaaten erkennen die Echtheit einer Urkunde (Unterschrift des Amtsträgers und Eigenschaft, in der diese Person die Unterschrift geleistet hat) ohne weitere Beglaubigungserfordernisse an.

Werden nationale öffentliche Urkunden durch die entsprechenden mehrsprachigen EU-Formulare ersetzt?

Die mehrsprachigen EU-Formulare werden Bürgern und Unternehmen als Alternative zu den entsprechenden öffentlichen Urkunden der Mitgliedstaaten angeboten. Die Inlandsurkunden bleiben bestehen, aber Bürger und Unternehmen können alternativ dazu ein EU-Formular beantragen, zu dessen Ausstellung die nationalen Behörden verpflichtet sind. Diese Formulare werden die Übersetzung erheblich erleichtern und damit den Kosten- und Zeitaufwand für Bürger und Unternehmen reduzieren.

Was können nationale Behörden bei Verdacht auf Urkundenbetrug tun?

Zur Unterbindung von Urkundenbetrug bietet die vorgeschlagene Verordnung den nationalen Behörden einen schnellen und sicheren elektronischen Informationsaustausch. Diese verstärkte, strukturierte Verwaltungszusammenarbeit wird auf das bestehende Binnenmarkt-Informationssystem (IMI) der Kommission zurückgreifen, das bereits in anderen Gesetzgebungsbereichen beispielsweise bei den Patientenrechten oder beim Geldtransport eingesetzt wird.

Im konkreten Fall kann eine nationale Behörde, die berechtigte Zweifel an der Echtheit einer öffentlichen Urkunde hegt, die betreffende Urkunde zusammen mit der zuständigen Behörde des Ausstellungsmitgliedstaats direkt über das IMI überprüfen. Diese direkte Kommunikation zwischen den mitgliedstaatlichen Behörden wird eine rationelle, wirksame Betrugsprävention ermöglichen.

Darüber hinaus sollen in das IMI Muster nationaler öffentlicher Urkunden eingestellt werden, anhand deren Behörden Vergleiche mit ihnen vorliegenden Dokumenten anstellen können.

Ferner werden Zentralbehörden benannt, die regelmäßig im Rahmen des Europäischen Justiziellen Netzes für Zivil- und Handelssachen zusammenkommen sollen, um die Präventionsmaßnahmen zu bewerten und erforderlichenfalls zu verstärken.

Artikel 21 Absatz 2 wird erstmals als Rechtsgrundlage herangezogen – warum ist dies nicht schon früher geschehen und was bedeutet dies für die Zukunft?

Der Verordnungsvorschlag ist auf Artikel 21 Absatz 2 AEUV gestützt, der das Europäische Parlament und den Rat ermächtigt, Vorschriften zu erlassen, die die Ausübung des Rechts der Unionsbürger, sich im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten frei zu bewegen und aufzuhalten, erleichtern. Administrative Schranken, die der Verwendung und Annahme öffentlicher Urkunden im Verkehr zwischen den Mitgliedstaaten entgegenstehen, wirken sich direkt auf die Freizügigkeit der Bürger aus. Die Beseitigung dieser Schranken würde den Bürgern daher die Ausübung ihrer Rechte gemäß Artikel 21 Absatz 2 AEUV erleichtern.

Dieser Artikel steht in Verbindung mit Artikel 114 Absatz 1 AEUV, der den EU-Gesetzgeber ermächtigt, Maßnahmen zu erlassen, die das Funktionieren des Binnenmarkts verbessern. Administrative Schranken, die der grenzübergreifenden Verwendung und Annahme öffentlicher Urkunden entgegenstehen, wirken sich auch direkt auf die Binnenmarktrechte der Unternehmen im Sinne des Artikels 26 Absatz 2 und des Artikels 114 Absatz 1 AEUV aus.

Immer mehr EU-Bürger machen von ihren mit der Unionsbürgerschaft verbundenen Rechten Gebrauch und lassen sich in einem anderen Mitgliedstaat nieder. Dementsprechend sehen sich immer mehr Bürger Schwierigkeiten gegenüber, wenn sie ihre Rechte ausüben wollen. Die Kommission achtet daher mehr denn je darauf, den Erwartungen der Bürger zu entsprechen und dafür zu sorgen, dass sie ihr Recht auf Freizügigkeit in vollem Umfang wahrnehmen können.

Was tut die EU noch, um Freizügigkeitsschranken zu beseitigen und die Diskriminierung von Bürgern aus anderen Mitgliedstaaten zu verhindern?

Der erste Bericht über die Unionsbürgerschaft 2010 machte deutlich, dass die Unionsbürger ihr Recht auf Freizügigkeit zunehmend nutzen, dabei aber nach wie vor auf Hindernisse stoßen (siehe IP/10/1390 und MEMO/10/525). Der Vorschlag zur Vereinfachung der Annahme öffentlicher Urkunden ist nur eine der 25 im Bericht aufgeführten Maßnahmen, mit denen die noch verbliebenen Hindernisse bei der Ausübung des Rechts auf Freizügigkeit beseitigt werden sollen.

Die Erfolgsbilanz kann sich sehen lassen:

  1. Die Rechte der jährlich etwa 75 Millionen Verbrechensopfer in der EU wurden gestärkt (IP/11/585).

  2. Der mit der Kfz-Zulassung in einem anderen EU-Mitgliedstaat verbundene Verwaltungsaufwand wurde für 3,5 Millionen Bürger jährlich reduziert mit Einsparungen in Höhe von 1,5 Mrd. EUR (IP/12/349).

  3. Gebührenaufschläge für Kreditkartenzahlungen und vorab angekreuzte Felder bei Online-Käufen wurden verboten (MEMO/11/675).

  4. Die Rechte aller EU-Bürger auf ein faires Verfahren wurden gestärkt. Dies gilt für etwa 8 Millionen Verfahren jährlich (IP/12/430, IP/10/1305).

  5. Für 16 Millionen internationale Paare in Europa wurde das Güterrecht klarer geregelt (IP/11/320).

Im Europäischen Jahr der Bürgerinnen und Bürger (2013) richtet die Kommission ihr Augenmerk besonders auf die Rechte, die sich aus der Unionsbürgerschaft ergeben. Sie wird im Bericht über die Unionsbürgerschaft 2013, der für Mai erwartet wird, neue Maßnahmen vorschlagen, die die Wahrnehmung dieser Rechte erleichtern sollen.

Der neue Bericht zieht Bilanz des Maßnahmenkatalogs von 2010 und sieht 12 weitere Maßnahmen zur Beseitigung der Probleme vor, mit denen EU-Bürger nach wie vor konfrontiert sind. Er befasst sich mit den Fragen, die von Bürgern bei einer großen Online-Umfrage zu ihren mit der Unionsbürgerschaft verbundenen Rechten und bei Veranstaltungen im Rahmen der Debatte über die Zukunft Europas (http://ec.europa.eu/european-debate/index_de.htm) angesprochen wurden.

ANHANG

Kosten- und Zeitaufwand für die Ausstellung der Apostille

Quelle: Folgenabschätzung der Kommission, Anhang 11, Seite 29


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