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Règlement financier: quelles sont les nouveautés pour les bénéficiaires des fonds de l'UE?

European Commission - MEMO/12/501   27/06/2012

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Commission européenne

MÉMO

Bruxelles, le 27 juin 2012

Règlement financier: quelles sont les nouveautés pour les bénéficiaires des fonds de l'UE?

Pourquoi fallait-il modifier les dispositions du règlement financier en matière de budget et de dépenses?

La Commission évalue en permanence son mode de gestion des fonds de l'UE, en tenant compte des enseignements tirés du passé, du retour d'informations des utilisateurs finals et des parties prenantes et de la nécessité de moderniser les règles financières. De plus, elle est formellement tenue de réexaminer, au moins une fois tous les trois ans, le règlement financier et ses modalités d'exécution.

Par ailleurs, le défi que constitue la sortie de la crise économique implique notamment d'envisager une utilisation simplifiée, plus responsable, plus efficace et plus efficiente des fonds de l'Union.

Enfin, les modifications mises en place arrivent à point nommé, tant pour les bénéficiaires que pour les autorités de financement, avant le lancement des programmes de dépenses au titre du prochain cadre financier pluriannuel 2014-2020, qui est actuellement en discussion.

Quels sont les objectifs de ce réexamen?

L'UE modernise ses procédures financières afin de mieux concourir à la réalisation des objectifs de la stratégie «Europe 2020». Globalement, les modifications se concentrent sur trois axes:

1. Simplification: réduction de la paperasserie, accélération des procédures et focalisation sur les résultats et non sur les formalités administratives;

2. Responsabilisation: renforcement de la bonne gestion financière et protection des intérêts financiers de l’UE;

3. Innovation: mise en place de mécanismes financiers permettant d'obtenir auprès de tiers des ressources ayant un effet de levier sur les fonds de l'UE.

Quelques nouveautés mises en œuvre

Pour le régime des subventions, l'accent n'est plus mis sur le remboursement des dépenses déclarées, mais sur les paiements (montants forfaitaires, taux forfaitaires et coûts unitaires) en contrepartie des résultats obtenus.

Dans la plupart des cas, les subventions de l'UE visent à rembourser une partie des coûts réels supportés par le bénéficiaire, ce qui nécessite de longues formalités administratives tant pour le bénéficiaire, qui doit détailler toutes les dépenses, que pour la Commission, qui est tenue de vérifier non seulement les résultats obtenus par le projet mais aussi l'éligibilité de l'ensemble des coûts déclarés.

La simplification consiste essentiellement à proposer des solutions de remplacement au système des coûts réels, à savoir les montants forfaitaires (paiements contre résultats), les taux forfaitaires (pourcentages couvrant certaines catégories de coûts) et les coûts unitaires (taux unitaires, par exemple par personne et par jour):

  • le seuil maximal par montant forfaitaire (fixé actuellement à 25 000 euros) étant supprimé, la Commission déterminera les montants en fonction de la nature du programme;

  • il sera possible de convenir avec le bénéficiaire que le calcul des montants forfaitaires, des taux forfaitaires et des coûts unitaires s'effectue sur la base des données historiques ou des pratiques comptables habituelles de celui-ci. Cette approche est notamment suivie pour ce que l'on appelle les coûts moyens de personnel dans le cadre du financement de la recherche;

  • les entités telles que les propriétaires de petites et moyennes entreprises (PME) ou les travailleurs indépendants, qui ne perçoivent pas un salaire régulier, peuvent quant à elles déterminer comme base de paiement des coûts unitaires (par exemple, un taux journalier).

Le recours accru à ces formes simplifiées permettra de mettre l'accent non plus sur la justification des coûts mais sur la démonstration des résultats convenus de l'activité financée par les contributions du budget de l'UE.

Raccourcissement des délais de paiement

Les bénéficiaires seront en droit de recevoir les fonds qui leur sont dus dans des délais de 30, 60 ou 90 jours, en fonction du degré d'exigence qu'impose l'évaluation des résultats par rapport aux obligations contractuelles. Si, à l'heure actuelle, la Commission applique volontairement des délais similaires, les nouvelles dispositions permettront au bénéficiaire de réclamer des intérêts de retard en cas de non-respect de ces échéances.

Délai d'engagement ciblé et délai indicatif

Les appels à propositions mentionneront la date à laquelle les candidats devront être informés des résultats de l'évaluation, cette communication devant normalement avoir lieu dans les six mois de la clôture de l'appel. Dans l'appel, il sera également précisé aux candidats retenus la date prévue pour la conclusion des conventions de subvention (ou la notification des décisions de subvention). En principe, le délai ne doit pas dépasser les trois mois qui suivent la communication des résultats de l'évaluation.

Le fonctionnaire responsable de la Commission (que le règlement financier dénomme l'«ordonnateur délégué», qui est le plus souvent le directeur général) devra justifier le non-respect des délais indicatifs maximaux et, si nécessaire, proposer des mesures correctrices dans son rapport annuel d'activités. Cette disposition devrait accélérer les phases d'évaluation et de contractualisation des projets.

Suppression de l'obligation de produire des intérêts sur les préfinancements et de récupérer ces intérêts

Les bénéficiaires des fonds de l'UE ne seront plus obligés d'ouvrir des comptes bancaires séparés porteurs d'intérêts. En outre, même si des intérêts sont produits, ils ne devront pas être restitués à la Commission européenne ni pris en compte comme recettes du projet.

Cette disposition permettra de supprimer une charge administrative fréquemment critiquée par les bénéficiaires de subventions et d'autres parties prenantes, notamment les communautés de chercheurs (EARTO, FFG) et d'ONG (réseau Euclid, TSEN, VOICE), lors de la consultation publique menée en 2009, en prélude à la proposition de la Commission de 2010.

Allègement des contraintes administratives pour une catégorie élargie de subventions de faible valeur

Les bénéficiaires sollicitant des subventions d'un montant maximal de 25 000 euros sont déjà dispensés de produire certains documents. Ce seuil sera porté à 60 000 euros.

Aucune garantie sur le préfinancement ne pourra être demandée pour ce type de subventions; le statut juridique du bénéficiaire ainsi que sa capacité financière et opérationnelle seront attestés par une déclaration sur l’honneur, sans qu'il soit nécessaire de fournir des pièces justificatives, et aucun certificat établissant que le bénéficiaire n'est pas dans une situation d'exclusion ne sera exigé. De même, le principe de non-profit n'est pas applicable à ces subventions.

Ces montants s'appliquent par bénéficiaire, ce qui peut présenter un intérêt pour les actions à bénéficiaires multiples réunis dans un consortium.

Simplification et flexibilité accrues des règles en matière de subventions

À l'heure actuelle, les subventions dites «en cascade», dans le cadre desquelles un bénéficiaire de subvention sélectionne à son tour d'autres bénéficiaires à l'issue de son propre appel à propositions, sont soumises à un plafond en ce qui concerne le montant total des subventions pouvant être versées en cascade, ce qui limite la possibilité d'associer les partenaires disposant d'une expertise spécifique qui n'avaient pas été identifiés initialement. Ce plafonnement sera supprimé.

TVA et fonds de l'UE

La règle actuelle qui prévoit que la TVA peut faire partie des coûts éligibles si elle n'est pas récupérable en vertu de la législation relative à la TVA est, en principe, maintenue. En outre, les organismes publics seront autorisés à considérer la TVA comme un coût éligible pour les actions autres que celles qu'ils mènent en tant qu'autorités publiques.

La définition de la notion de profit dans le cadre d'une subvention a été précisée à la suite de la consultation des parties prenantes. Le profit est constitué par l'excédent de recettes d'une action par rapport aux coûts éligibles exposés pour cette dernière. La Commission ne récupérera qu'une partie du profit correspondant à la part de l'UE dans le financement de l'action.

Les règles sur les contributions en nature, qui peuvent être acceptées à titre de cofinancement, deviennent plus faciles à appliquer, notamment pour les subventions d'un montant inférieur à 60 000 euros.

En ce qui concerne les subventions de fonctionnement, il ne sera plus nécessaire de les diminuer progressivement. Par ailleurs, la constitution d'une réserve par le bénéficiaire d'une subvention de fonctionnement ne sera pas prise en compte pour le calcul du profit.

Passation des marchés

Les règles en matière de passation de marchés reposent globalement sur les directives de l'UE relatives aux marchés publics, de sorte que l'ampleur des changements est plutôt limitée:

  • il ne sera pas systématiquement exigé de garanties, le recours à ces dernières étant subordonné à une analyse de risque;

  • les procédures impliquant des montants inférieurs aux seuils prévus par les directives de l'UE sur les marchés publics sont simplifiées;

  • la procédure conjointe de passation ne se limitera plus aux États membres, mais sera ouverte aux pays candidats et aux pays de l'AELE lorsqu'un accord international le prévoit.

Outils informatiques

Les communications avec les bénéficiaires et les autres autorités devront se dérouler de plus en plus par voie électronique. Un certain nombre de dispositions concrètes ont été ajoutées, par exemple dans le contexte des subventions et des passations de marchés, afin de promouvoir une communication plus rapide et sans support papier.

Bonne administration et voies de recours

À l'avenir, les propositions ou les offres dont certaines pièces sont manquantes ou peu claires ne seront plus rejetées d'emblée. Les candidats auront la possibilité de transmettre les renseignements manquants ou d'apporter des éclaircissements pour autant que cela ne modifie pas la teneur de la proposition ou de l'offre. De même, tout acte de l'autorité de financement susceptible de porter atteinte à un tiers devra contenir une indication des voies de recours pour contester cet acte.

Comment rendre le système de contrôle des fonds de l'UE plus efficace et plus efficient?

Responsabilité accrue des États membres dans la gestion des fonds de l'UE

L’article 317 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne fait obligation aux États membres de coopérer avec la Commission pour l'exécution du budget de l’UE. Près de 80 % des dépenses du budget de l’Union sont gérées par les États membres dans le cadre de la gestion dite partagée, dans des domaines tels que l'agriculture ou les aides régionales de l'UE visant à stimuler la croissance et l'emploi (Fonds structurels). Dans le domaine agricole, les organismes payeurs nationaux fournissent une assurance formelle pour les crédits de l'UE qu'ils dépensent, ce qui a contribué à réduire l'ampleur des erreurs.

En vertu des nouvelles règles, les gestionnaires nationaux des Fonds structurels et autres fonds de l'UE relevant de la gestion partagée présenteront également des déclarations de gestion annuelles qui feront l'objet d'un audit indépendant.

Nouvelles mesures visant à renforcer l'obligation de rendre compte, la bonne gestion financière et la protection des intérêts financiers de l'UE

Les dispositions sur la gestion indirecte, dans le cadre de laquelle les agences nationales des États membres, les pays tiers, les organisations internationales et d'autres organismes agréés exécutent des fonds de l’UE, seront harmonisées et rationalisées.

Lorsqu'il est à prévoir que des erreurs découvertes à la suite d'un contrôle de certaines actions réalisées par un bénéficiaire peuvent apparaître dans d'autres actions similaires menées par le même bénéficiaire, les constatations portant sur ces erreurs peuvent être appliquées à ces actions similaires. Cette disposition peut donner lieu à des recouvrements supplémentaires et susciter un respect accru des règles de financement de l'UE.

Les créances de l'UE recevront le même traitement que les créances équivalentes des États membres à la suite d'une procédure de faillite.

Afin de prévenir davantage encore toute utilisation abusive des fonds de l'UE, les décisions relatives aux sanctions infligées en la matière pourront désormais être publiées.

Mécanismes financiers novateurs procurant un effet de levier aux fonds de l'UE

Effet de levier des fonds de l'UE au moyen d'instruments financiers

Il existe des instruments financiers, c'est-à-dire des mesures de soutien sous forme de prêts, de prises de participation, y compris de capital-risque, ou de garanties, qui contribuent de manière significative aux objectifs politiques de l'Union.

Le nouveau règlement financier prévoit un solide cadre harmonisé pour ces instruments. Le recours accru à ces derniers procurera aux fonds de l'UE un effet de levier, ce qui les rendra plus efficaces. Ces nouvelles règles faciliteront en outre les partenariats avec le groupe de la Banque européenne d'investissement.

Prix

Considérés jusque-là comme des subventions proprement dites, les prix se verront accorder une plus grande attention. Ils seront attribués par la Commission après évaluation des réalisations présentées à un concours. Ces prix peuvent récompenser des contributions antérieures aux politiques de l'UE. En effet, les prix d’incitation peuvent stimuler, après leur lancement, la créativité et les solutions innovantes à des problèmes existants qui émanent d'un vaste groupe de lauréats potentiels.

Partenariats public-privé (PPP)

Deux nouveautés concernent les PPP: il sera possible de créer des organismes de PPP spéciaux régis par des règles financières fondées sur le règlement financier type et des organismes de droit privé pourront mettre en œuvre des PPP dans le cadre de la gestion indirecte.

Fonds fiduciaires de l'UE

Les fonds fiduciaires dans le domaine des actions extérieures sont des fonds mis en commun par un certain nombre de donateurs, en particulier l'Union européenne, ses États membres, des pays tiers, des organisations internationales ou des donateurs privés, comme des citoyens, afin de soutenir des objectifs convenus. Ces fonds peuvent être consacrés à la lutte contre une certaine maladie, par exemple, ou se concentrer sur la fourniture d'une aide d'urgence en cas de catastrophe naturelle.

Le nouveau règlement financier permettra à l’UE de mettre en place de tels fonds fiduciaires, qui seront gérés par la Commission et mis en œuvre selon des normes en matière de responsabilités qui sont aussi strictes que celles applicables au budget de l'Union. Ces fonds fiduciaires seront régis par un acte constitutif reflétant l'accord des donateurs sur leurs objectifs et leur gestion. Cette nouvelle possibilité qu'offrent les fonds fiduciaires de l’UE permettra d'améliorer la coordination européenne du soutien financier aux actions extérieures et d'accroître la visibilité de l'aide extérieure de l’UE et des États membres.

Quelles sont les prochaines étapes?

Le règlement financier fixe les principes applicables au budget de l'Union et régit la manière dont ce budget est dépensé. À la suite de cet accord politique, le règlement financier sera adopté formellement après les congés d’été. En parallèle, la Commission adoptera les règles d'application, sous forme d'acte délégué relevant de l’article 290 du traité sur le fonctionnement de l'UE, qui précisent les dispositions et apportent une contribution supplémentaire à la réalisation des objectifs découlant de la procédure de réexamen. La majeure partie des règles contenues dans ce paquet sera applicable à compter du 1er janvier 2013. La procédure législative a été lancée par la proposition COM(2010) 815 final de la Commission du 22 décembre 2010.


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