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Fin des procédures bureaucratiques onéreuses pour les documents publics: la Commission européenne prend des mesures pour réduire radicalement les formalités administratives dans tous les États membres

Commission Européenne - IP/13/355   24/04/2013

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Commission européenne

Communiqué de presse

Bruxelles, le 24 avril 2013

Fin des procédures bureaucratiques onéreuses pour les documents publics: la Commission européenne prend des mesures pour réduire radicalement les formalités administratives dans tous les États membres

La Commission européenne propose aujourd’hui d’alléger considérablement les contraintes administratives auxquelles sont soumis les citoyens et les entreprises, en supprimant les tracasseries bureaucratiques imposées actuellement pour faire reconnaître dans un autre État membre de l’Union l’authenticité de documents publics tels qu’un acte de naissance. À l’heure actuelle, en effet, les citoyens qui s’installent dans un autre État membre doivent consacrer beaucoup de temps et d’argent à prouver que les documents publics les concernant (comme leur acte de naissance ou de mariage) délivrés par leur État membre d’origine sont authentiques. Ils doivent notamment obtenir «l’apostille, que les autorités publiques des autres États apposent sur des documents publics pour prouver le caractère authentique de ces derniers ou la véracité de la signature dont ils sont revêtus. Les entreprises qui exercent des activités transfrontières sur le marché unique de l’Union ne sont pas épargnées. Lorsqu’elles opèrent dans un contexte transfrontière, elles sont, par exemple, souvent tenues de produire plusieurs documents publics certifiés afin de prouver leur situation juridique. Or pareilles exigences remontent à une époque où les pays n’accordaient foi à un document public que s’il émanait du ministère des affaires étrangères d’un autre pays. Mais aujourd’hui, tout comme nous ne doutons pas des décisions de justice rendues dans les autres États membres, nous devrions pouvoir faire confiance au service de l’état civil d’un État membre qui délivre des actes de naissance, sans que son ministre des affaires étrangères ou de la justice, ou d’autres autorités, ne doivent s’en porter garants. C’est la raison pour laquelle la Commission européenne propose, ce jour, de supprimer l’apostille et toute une série d’obligations administratives très complexes en matière de certification des documents publics, en faveur des personnes vivant et travaillant dans d’autres États membres.

«Chaque fois que vous franchissez une frontière, vous n’avez pas besoin que le ministère des affaires étrangères de votre pays confirme que votre passeport est bel et bien un passeport; pourquoi devrait-il en être ainsi pour un acte de naissance?, demande Mme Viviane Reding, vice-présidente de la Commission européenne chargée de la justice, avant d’ajouter: «Lorsque vous vous installez à l’étranger, devoir accomplir ces formalités administratives onéreuses pour établir que votre acte de naissance est effectivement un acte de naissance, ou simplement pour faire valoir un certificat concernant une société, est un casse-tête bureaucratique. J’ai entendu d’innombrables histoires sur la corvée que représente l’exécution de ces obligations incompréhensibles. Aujourd’hui, la Commission intervient pour simplifier la vie des citoyens et des entreprises lorsqu’ils exercent leur droit de libre circulation au sein de l’Union.

Grâce aux mesures proposées par la Commission et adoptées ce jour, les citoyens et les entreprises ne seraient plus tenus de produire d’onéreuses versions «légalisées ou traductions «certifiées conformes de documents officiels lorsqu’ils font immatriculer une société ou enregistrer un bien immobilier, lorsqu’ils se marient ou sollicitent l’obtention d’un titre de séjour, par exemple. Douze catégories de documents publics1 seraient automatiquement dispensées des formalités que sont l’apostille et la légalisation, actuellement requises pour près de 1,4 million de documents, chaque année, dans l’Union. La suppression de ces exigences permettra aux citoyens et aux entreprises d’économiser jusqu’à 330 millions d’euros, sans compter le temps qu’ils gagneront et les désagréments qui leur seront épargnés.

Les nouvelles règles n’auront, toutefois, aucune incidence sur la reconnaissance du contenu ou des effets des documents concernés. Elles contribueront seulement à prouver l’authenticité du document public, par exemple la véracité de la signature ou la qualité en laquelle le titulaire d’une charge publique l’aura signé. De tels documents devront faire l’objet d’une acceptation mutuelle des États membres sans que ceux-ci puissent imposer des obligations de certification supplémentaires.

La Commission propose également un autre instrument de simplification: des formulaires types multilingues facultatifs, disponibles dans toutes les langues officielles de l’UE, que les citoyens et les entreprises pourront demander en lieu et place des documents publics nationaux concernant la naissance, le décès, le mariage, le partenariat enregistré ainsi que le statut et la représentation juridiques d’une société ou d’une autre entreprise (voir des exemples en annexe), et aux mêmes conditions que celles régissant les documents publics équivalents. Cette mesure contribuera tout particulièrement à réduire les coûts de traduction, puisque l’attrait de cette faculté réside dans le fait que les citoyens et les entreprises n’auront plus à se préoccuper de faire traduire leurs documents publics. La Commission a conçu ces formulaires en s’inspirant de conventions internationales spéciales2.

La proposition prévoit également des garanties contre la fraude. Si une autorité a des doutes raisonnables quant à un document particulier, les États membres pourront en vérifier l’authenticité auprès des autorités de délivrance, par l’intermédiaire du système d’information du marché intérieur (IMI).

Contexte

Selon une enquête Eurobaromètre d’octobre 2010, 73 % des Européens estiment que des mesures s’imposent afin d’améliorer la circulation des documents publics entre les États membres de l’UE.

Pour répondre à ce besoin, la Commission européenne a publié, en 2010, un livre vert visant à promouvoir la libre circulation des documents publics, et a organisé une consultation publique sur les moyens envisageables pour faciliter l’utilisation et l’acceptation de tels documents.

La Commission européenne s’emploie activement à éliminer tous les obstacles qui découragent les citoyens. Le rapport de 2010 sur la citoyenneté de l’Union (voir IP/10/1390 et MEMO/10/525) définissait, dans leurs grandes lignes, 25 actions concrètes à entreprendre afin de lever les ultimes obstacles qui empêchent encore les citoyens de l’Union d’exercer leur droit à la libre circulation sur le territoire de l’Union. Par la proposition de règlement présentée ce jour, la Commission tient son engagement.

En 2012, la Commission a mené une vaste consultation publique en interrogeant les citoyens pour connaître les difficultés qu’ils rencontrent dans l’exercice des droits conférés par le statut de citoyen de l’Union (voir IP/12/461). La formalité consistant à devoir faire authentifier un document dans un autre État membre était l’un des sujets de préoccupation évoqués par les citoyens.

Exemple concret de difficultés auxquelles sont confrontés les citoyens de l’UE

«Je me suis récemment marié au Luxembourg et la procédure de reconnaissance de mon acte de naissance a été très longue et chère. Elle repose sur la formalité onéreuse de l’apostille. Il se peut que cette procédure soit utile dans le reste du monde mais, au sein de l’Union, elle témoigne cruellement du manque de coopération et de confiance qui règne entre les administrations des États membres.

- réponse d’un ressortissant roumain à la consultation publique sur la citoyenneté européenne, de 2012.

Les nouvelles règles simplifieront les formalités:

  • en supprimant les exigences de légalisation et d’apostille;

  • en éliminant la nécessité de produire une copie certifiée conforme simultanément au document public original et en autorisant, à la place, la production simultanée d’une copie non certifiée conforme et de l’original;

  • en faisant en sorte que les traductions non certifiées conformes de documents publics délivrés par les autorités d’autres États membres soient acceptées;

  • en fournissant des formulaires types multilingues de l’Union facultatifs;

  • en améliorant la coopération administrative entre les États membres pour contribuer à la lutte contre la fraude.

Prochaines étapes: pour acquérir force de loi, la proposition de règlement devra encore être adoptée par le Parlement européen et le Conseil des ministres dans le cadre de la «procédure législative ordinaire (codécision). De plus, au cours de l’Année européenne des citoyens 2013, plus précisément le 8 mai prochain, la Commission publiera un deuxième rapport sur la citoyenneté de l’Union qui passera en revue douze nouvelles mesures concrètes visant à résoudre les problèmes persistants auxquels les citoyens de l’Union font face lorsqu’ils exercent leur droit à la libre circulation.

Pour de plus amples informations

Press Pack:

http://ec.europa.eu/justice/newsroom/civil/news/130424_en.htm

MEMO/13/370

Commission européenne – politique dans le domaine de la justice civile:

http://ec.europa.eu/justice/civil/index_fr.htm

Page d’accueil du site web de Mme Viviane Reding, vice-présidente de la Commission européenne chargée de la justice:

http://ec.europa.eu/commission_2010-2014/reding/index_fr.htm

Suivez Mme Reding sur Twitter: @VivianeRedingEU

Contacts:

Mina Andreeva (+32 2 299 13 82)

Natasha Bertaud (+32 2 296 74 56)

ANNEXE: EXEMPLES DE FORMULAIRES MULTILINGUES FACULTATIFS

1 :

Cette simplification s’appliquera aux documents publics concernant le nom, le mariage, le partenariat enregistré, la naissance, la filiation, le décès, la résidence, la citoyenneté et la nationalité, les biens immobiliers, le statut et la représentation juridiques d’une société ou d’une entreprise, les droits de propriété intellectuelle ou aux documents attestant l'absence de casier judiciaire.

2 :

Notamment celles de la Commission internationale de l’état civil (CIEC),


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