Beheers- en controlesystemen voor uit de Structuurfondsen toegekende bijstand

De bepalingen van de onderhavige verordening zijn bedoeld om een goede werking te garanderen van de beheers- en controlesystemen voor uit de Structuurfondsen toegekende bijstand. Deze systemen zijn door de lidstaten ingesteld. Op deze wijze kunnen er uniforme certificeringsnormen worden gegarandeerd voor de uitgaven waarvoor betalingen uit het Fonds worden aangevraagd.

BESLUIT

Verordening (EG) nr. 438/2001 van de Commissie van 2 maart 2001 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor uit de Structuurfondsen toegekende bijstand.

SAMENVATTING

De Commissie is verantwoordelijk voor de tenuitvoerlegging van de begroting volgens het beginsel van goed financieel beheer.

Gedecentraliseerd beheer

De algemene verordening inzake de Structuurfondsen voorziet voor de periode 2000-2006 in een meer gedecentraliseerd beheer van de bijstandsverlening. Deze decentralisatie houdt in dat de controlesystemen, waarvoor de lidstaten verantwoordelijk zijn, moeten worden verbeterd en dat de Commissie zich vergewist van de efficiëntie en de goede werking van de ingestelde systemen.

De verordening bevat voorschriften met betrekking tot de organisatie van de volgende structuren op nationaal, regionaal of lokaal niveau:

• de beheersautoriteiten (publieke of particuliere autoriteiten of instellingen die met het beheer van een interventie belast zijn);
• de betalingsautoriteiten (publieke of particuliere instellingen die de taak hebben om betalingsaanvragen op te stellen en in te dienen en de betalingen van de Commissie te ontvangen);
• de bemiddelende instanties (publieke of particuliere instellingen of diensten die onder de verantwoordelijkheid van een beheers- of betalingsautoriteit optreden tegenover de eindbegunstigden of de instanties en ondernemingen die de verrichtingen uitvoeren).

Beheers- en controlesystemen

Elke lidstaat zorgt ervoor dat de beheers- en betalingsautoriteiten en de bemiddelende instanties richtsnoeren ontvangen over de organisatie van de beheers- en controlesystemen. Deze systemen voorzien in de omschrijving, de verdeling en de scheiding van de functies binnen de betrokken organisatie, alsook in procedures om te controleren of:

• de gecofinancierde goederen en diensten zijn geleverd;
• de opgevoerde uitgaven daadwerkelijk zijn gemaakt en
• de uitgaven conform de nationale en communautaire voorschriften zijn betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven, overheidsopdrachten, staatssteun, milieubescherming en gelijke kansen.

De lidstaten delen hun richtsnoeren aan de Commissie mee. De Commissie vergewist zich ervan dat al deze bepalingen in overeenstemming zijn met de geldende gemeenschapswetgeving. De lidstaten stellen de Commissie in kennis kennis van de procedures en de getroffen maatregelen met betrekking tot:

• de ontvangst, verifiëring en validering van de aanvragen om vergoeding van de uitgaven;
• de getroffen maatregelen voor de goedkeuring, de uitvoering en de boeking van de betalingen aan de begunstigden;
• de accountantscontrole van de beheers- en controlesystemen.

De beheers- en controlesystemen van de lidstaten moeten zorgen voor een accountantscontrole die het mogelijk maakt:

• de aan de Commissie meegedeelde gecertificeerde samenvattende bedragen in overeenstemming te brengen met de afzonderlijke uitgavenstaten en met de bijbehorende bewijsstukken;
• de toewijzing en de overmakingen van de beschikbare communautaire en nationale middelen te verifiëren;
• te beschikken over gegevens, bijvoorbeeld de boekhouding over de door de eindbegunstigden werkelijk verrichte uitgaven voor elke gefinancierde maatregel.

De beheersautoriteit houdt alle boekhoudkundige documenten ter beschikking van de Commissie gedurende drie jaar na de betaling van het saldo voor het bijstandspakket.

De beheers- of betalingsautoriteit houdt een boekhouding bij van in het kader van de communautaire bijstandsverlening betaalde bedragen die moeten worden teruggevorderd, en zorgt voor een zo spoedige mogelijke terugvordering van de betrokken bedragen.

Certificering van de uitgaven

Een persoon of een dienst binnen de betalingsautoriteit die onafhankelijk is van de diensten die de betalingsopdrachten geven, stelt de certificaten op betreffende de tussentijdse en de definitieve uitgavenstaten.

De uitgavenstaat omvat enkel uitgaven die:

• tijdens de in aanmerking komende periode daadwerkelijk zijn gedaan, in de vorm van uitgaven door de eindbegunstigden, en die door voldane facturen worden gestaafd;
• zijn gedaan bij verrichtingen die voor cofinanciering in het kader van het betrokken bijstandspakket zijn geselecteerd;
• betrekking hebben op maatregelen waarvoor, in voorkomend geval, alle staatssteun formeel door de Commissie is goedgekeurd.

Steekproefcontroles van verrichtingen

De lidstaten verrichten controles om de efficiëntie van de beheers- en controlesystemen te verifiëren.

Bij een representatieve steekproef van de goedgekeurde verrichtingen wordt er op gelet dat er voldoende variatie in aard van de te controleren verrichtingen is, en dat wordt uitgegaan van de geconstateerde risicofactoren. De belangrijkste bemiddelende instanties en eindbegunstigden worden minstens eenmaal in de betrokken periode gecontroleerd.

De lidstaten verifiëren het volgende:

• de praktische uitvoering en de efficiëntie van de beheers- en controlesystemen;
• of de boekhoudkundige documenten overeenstemmen met de bewijsstukken;
• of de accountantscontrole toereikend is;
• voor een adequaat aantal individuele uitgavenposten, of de aard en het tijdstip van de betrokken uitgaven aan de communautaire bepalingen voldoen;
• of de werkelijke bestemming van de verrichting strookt met de in de aanvraag om communautaire cofinanciering meegedeelde doelstellingen;
• of de communautaire voorschriften en beleidslijnen (mededinging, overheidsopdrachten, milieu, gelijke kansen voor mannen en vrouwen) zijn nageleefd, en met name of het percentage van de bijdrage uit de Structuurfondsen strookt met de aard van het bijstandspakket en met de plaats waar de gecofinancierde maatregelen worden uitgevoerd;
• of daadwerkelijk nationale en/of regionale cofinanciering ter beschikking wordt gesteld.

Verklaring bij de afsluiting van een bijstandspakket

De persoon of dienst die de verklaring bij de afsluiting van het bijstandspakket moet afgeven, is onafhankelijk van de beheersautoriteit, de betalingsautoriteit en de bemiddelende instanties en baseert zijn besluit op een onderzoek van de beheers- en controlesystemen.

Bij tekortkomingen die het onmogelijk maken de aanvraag om betaling van het eindsaldo of het certificaat over de einduitgavenstaat te valideren, wordt in de verklaring melding gemaakt van de omvang van het probleem en de financiële gevolgen ervan.

Vorm en inhoud van de boekhoudkundige informatie

Voorzover mogelijk wordt de boekhoudkundige informatie in de vorm van computerbestanden bewaard. De gegevens worden gebruikt voor controles aan de hand van documenten en controles ter plaatse. De Commissie komt met elke lidstaat overeen wat de inhoud van de computergegevens moet zijn, hoe de gegevens moeten worden meegedeeld en hoeveel tijd nodig is voor de invoering van de computersystemen. Zij garandeert de vertrouwelijke behandeling en de veiligheid van de gegevens.

Op schriftelijk verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten haar de gegevens binnen tien werkdagen na ontvangst van het verzoek.

GERELATEERDE BESLUITEN

Mededeling van de Commissie van 6 september 2004 aan het Europees Parlement en de Raad - "respectieve verantwoordelijkheden van de lidstaten en de Commissie bij het gezamenlijk beheer van de Structuurfondsen en het cohesiefonds - Stand van zaken en vooruitzichten voor de nieuwe programmeringsperiode na 2006 [COM(2004) 580 - Niet verschenen in het Publicatieblad].

Mededeling van de Commissie van 25 april 2003 over de vereenvoudiging, verduidelijking, coördinatie en flexibiliteit van het beheer van het structuurbeleid 2000-2006 [C(2003) 1255 - Niet verschenen in het Publicatieblad].

Verordening (EG) nr. 448/2001 van de Commissie van 2 maart 2001 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de procedure inzake financiële correcties betreffende uit de structuurfondsen toegekende bijstand [Publicatieblad L 64 van 6.3.2001].

In deze verordening is de procedure vastgesteld voor de toepassing van financiële correcties op uit de Structuurfondsen toegekende bijstand. Deze correcties worden hetzij door de lidstaten, hetzij door de Commissie toegepast.

Laatste wijziging: 20.12.2005