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Sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei Fondi strutturali

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Le disposizioni del regolamento mirano a garantire il corretto funzionamento dei sistemi istituiti dagli Stati membri per gestire e controllare i contributi concessi nell'ambito dei Fondi strutturali. In tal modo è garantita l'uniformità dei requisiti relativi alla certificazione delle spese per le quali si chiedono contributi dei Fondi strutturali.

ATTO

Regolamento (CE) n. 438/2001 della Commissione, del 2 marzo 2001, recante modalità d'applicazione del regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei fondi strutturali.

SINTESI

La Commissione è responsabile dell'esecuzione del bilancio secondo i principi di sana gestione finanziaria.

Gestione decentrata

Per il periodo 2000-2006, il regolamento generale sui Fondi strutturali accresce la gestione decentrata degli interventi. Tale decentralizzazione comporta il miglioramento dei dispositivi di controllo, di competenza degli Stati membri; la Commissione, dal canto suo, deve garantire l'efficacia e il corretto funzionamento dei sistemi istituiti.

Il regolamento prevede disposizioni relative all'organizzazione a livello nazionale, regionale o locale delle strutture seguenti:

  • autorità di gestione (autorità od organismi pubblici o privati incaricati di gestire un intervento);
  • autorità di pagamento (organismi pubblici o privati incaricati di elaborare e presentare le domande di pagamenti e di ricevere questi ultimi dalla Commissione);
  • organismi intermedi (organismi o servizi pubblici o privati che agiscono sotto la responsabilità di un'autorità di gestione o di pagamento, nei confronti dei beneficiari finali, degli enti o delle imprese che eseguono le operazioni) .

Sistemi di gestione e di controllo

Ciascuno Stato membro presenta alle autorità di gestione e di pagamento ed agli organismi intermedi gli orientamenti in materia di organizzazione di sistemi di gestione e di controllo. Tali sistemi prevedono la definizione, la ripartizione e la separazione delle funzioni all'interno dell'organizzazione interessata nonché procedure che consentono di verificare:

Gli Stati membri comunicano i loro orientamenti alla Commissione, la quale verifica la conformità dell'insieme delle disposizioni rispetto alla normativa comunitaria vigente. Gli Stati membri comunicano inoltre alla Commissione le procedure e le misure relative:

  • al ricevimento, alla verifica ed alla convalida delle domande di rimborso delle spese;
  • all'autorizzazione, all'esecuzione e alla registrazione dei pagamenti ai beneficiari;
  • all'audit dei sistemi di gestione e di controllo.

Audit

I sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri devono prevedere un audit che consenta di:

  • verificare la corrispondenza dei dati riepilogativi certificati e notificati alla Commissione con le singole registrazioni di spesa e la relativa documentazione giustificativa;
  • verificare l'assegnazione ed i trasferimenti delle risorse comunitarie e nazionali disponibili;
  • disporre delle informazioni, ad esempio delle registrazioni contabili sulle spese effettivamente sostenute, per ogni operazione finanziata, dai beneficiari finali.

L'autorità di gestione tiene a disposizione della Commissione tutti i documenti contabili fino a tre anni dopo il pagamento del saldo relativo ad un intervento.

L'autorità di gestione o di pagamento tiene la contabilità degli importi da recuperare a titolo di pagamenti del contributo comunitario già effettuati ed accerta che gli importi in questione vengano recuperati in tempi brevi.

Certificazione delle spese

Le certificazioni delle dichiarazioni di spesa intermedie e finali sono redatte da un addetto o da un ufficio dell'autorità di pagamento, indipendente da qualunque ufficio che autorizza i pagamenti.

La dichiarazione di spesa riguarda esclusivamente le spese:

  • che siano state effettivamente sostenute durante il periodo di ammissibilità, corrispondenti alle spese effettuate dai beneficiari finali e documentate mediante fatture quietanzate;
  • che siano state sostenute per operazioni selezionate per il cofinanziamento nell'ambito dell' intervento specifico;
  • che siano relative a misure per le quali tutti gli aiuti di Stato sono stati formalmente approvati dalla Commissione, se del caso.

Controlli a campione delle operazioni

Gli Stati membri organizzano controlli sulle operazioni volti a verificare il corretto funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo in vigore.

Un campione rappresentativo delle operazioni approvate tiene conto della necessità di controllare operazioni di diversa natura nonché dei fattori di rischio che sono stati individuati. I principali organismi intermedi ed i principali beneficiari finali sono sottoposti ad un controllo almeno una volta su tutto il periodo.

Gli Stati membri verificano:

  • la concreta applicazione e l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo;
  • la concordanza fra le registrazioni contabili e i documenti giustificativi;
  • l'esistenza di un audit adeguato;
  • per un adeguato numero di voci di spesa, la conformità della loro natura e dei relativi tempi di esecuzione alle esigenze comunitarie;
  • l'adeguamento fra la destinazione effettiva dell'operazione e gli obiettivi della domanda di cofinanziamento comunitario;
  • il rispetto delle norme e delle politiche comunitarie (concorrenza, appalti pubblici, ambiente, parità uomini/donne) e soprattutto dei livelli di partecipazione dei Fondi strutturali secondo la localizzazione e la natura dell'intervento;
  • l'effettiva disponibilità dei cofinanziamenti nazionali e/o regionali.

Dichiarazione a conclusione di un intervento

La persona o l'ufficio incaricati di rilasciare le dichiarazioni a conclusione dell'intervento fondano la loro decisione sull'esame dei sistemi di gestione e di controllo.

Se l'esistenza di carenze non consente di garantire la validità della domanda di pagamento del saldo né della certificazione finale delle spese, la dichiarazione valuta la portata del problema e le relative conseguenze finanziarie.

Forma e contenuto delle informazioni contabili

Le informazioni contabili sono, per quanto possibile, registrate su supporto informatico, ai fini degli accertamenti documentali e dei controlli in loco. La Commissione concorda con ogni Stato membro il contenuto dei dati informatizzati, i mezzi per la loro trasmissione e l'eventuale periodo richiesto per l'attuazione dei sistemi informatici. Essa garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni.

Su richiesta scritta della Commissione, gli Stati membri comunicano le informazioni contabili entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta.

RIFERIMENTI

AttoData di entrata in vigoreTermine ultimo per il recepimento negli Stati membriGazzetta ufficiale
Regolamento (CE) n. 438/2001 [AVC/1998/0090]03.2001-GU L 63 del 03.03.2001

Atto(i) modificatore(i)Data di entrata in vigoreTermine ultimo per il recepimento negli Stati membriGazzetta ufficiale
Regolamento (CE) n. 2355/2002 [AVC/1998/0090]17.01.2003-GU L 351 del 28.12.2002

ATTI CONNESSI

Comunicazione della Commissione, del 6 settembre 2004, al Parlamento europeo e al Consiglio dal titolo: "Le rispettive responsabilità degli Stati membri e della Commissione nella gestione comune dei fondi strutturali e del Fondo di coesione - Situazione attuale e prospettive per il nuovo periodo di programmazione successivo al 2006" [COM(2004) 580 - Non pubblicata nella Gazzetta ufficiale].

Comunicazione della Commissione, del 25 aprile 2003, sulla semplificazione, il chiarimento, il coordinamento e la flessibilità della gestione delle politiche strutturali per il periodo 2000-2006 [C(2003) 1255 - Non pubblicata nella Gazzetta ufficiale].

Regolamento (CE) n. 448/2001 della Commissione, del 2 marzo 2001, recante modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, per quanto riguarda la procedura relativa alle rettifiche finanziarie dei contributi concessi nell'ambito dei Fondi strutturali [GU L64 del 06.03.2001].

Questo regolamento determina la procedura di applicazione delle rettifiche finanziarie applicabili al contributo concesso a titolo dei Fondi strutturali. Queste rettifiche sono effettuate dagli Stati membri o dalla Commissione.

Ultima modifica: 20.12.2005
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