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Unterstützende Tätigkeiten


Sekretär/-in, Verwaltungsassistent/-in (AST, CAST)


Die Sekretariats- und Verwaltungstätigkeit in den EU-Institutionen umfasst je nach Posten unterschiedliche Aufgabenbereiche. Im Allgemeinen unterstützt eine Sekretariatskraft eigenständig eine oder mehrere Personen oder Referate und ist dabei für die Erstellung, Verarbeitung und Verbreitung von Informationen zuständig. Konkret erfüllt sie folgende Aufgaben:

  • Erstellung von Unterlagen
  • Organisation und Koordinierung von Abteilungsaktivitäten (Sitzungen, Dienstreisen)
  • Dokumenten-Management (Annahme, Bearbeitung, Nachbereitung, Ablage)
  • Vorbereitung, Bearbeitung, Fertigstellung und Überprüfung von Dokumenten
  • Recherche, Zusammenstellung und Verteilung von Informationen.

Im Übersetzungsdienst können folgende Aufgaben hinzukommen:

  • Annahme, Verwaltung und Bearbeitung von Übersetzungsanfragen, insbesondere Vorbereitung, Weiterleitung und Endbearbeitung von Dokumenten
  • Einlesen von Material in Translation Memorys und Aktualisierung dieser Systeme
  • Schreibarbeiten, Seiten-Layout und Formatierung von Dokumenten.

Für Sekretariatstätigkeiten können auch Vertragsbedienstete eingestellt werden.

 

Qualifikationen (unverbindliche Angaben)

Voraussetzungen für die Bewerbung:

  • gründliche Sprachkenntnisse in mindestens 2 europäischen Sprachen (dabei muss eine der Sprachen Englisch, Französisch oder Deutsch sein)
  • entweder
    – postsekundäre Sekretariatsausbildung oder
    – Sekundarschulabschluss und eine mindestens 3-jährige Berufserfahrung als Sekretariatskraft

Für Vertragsbedienstete können diese Anforderungen abweichen.

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Assistent/-in für Personalverwaltung (AST, CAST)


Assistent/-innen für Personalverwaltung arbeiten den Abteilungen insbesondere in den Bereichen Einstellungen, Laufbahnentwicklung, Weiterbildung und Chancengleichheit zu.

Konkret erfüllen sie folgende Aufgaben:

  • Aktenführung im Bereich Personalverwaltung, insbesondere in Bezug auf Einstellungen, Laufbahnentwicklung, berufliche Weiterbildung, Chancengleichheit, individuelle Rechte und finanzielle Ansprüche
  • Erstellung von Vermerken und/oder Schreiben sowie von Verwaltungsberichten in den vorstehend genannten Bereichen
  • Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen
  • Projektverwaltung
  • Analyse und Entwicklung von Arbeitsmethoden
  • Mitwirkung an der Einführung von Buchhaltungs-, Finanz-, Statistik- und IT-Systemen usw.
  • Leitung eines Teams.
  • Für einige Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung können auch Vertragsbedienstete eingesetzt werden.

 

Qualifikationen (unverbindliche Angaben)

Voraussetzungen für die Bewerbung:

  • gründliche Sprachkenntnisse in mindestens 2 europäischen Sprachen (dabei muss eine der Sprachen Englisch, Französisch oder Deutsch sein)
  • entweder
    – postsekundärer Abschluss und eine mindestens 3-jährige Berufserfahrung im Bereich Personalverwaltung oder
    – Sekundarschulabschluss und eine mindestens 6-jährige Berufserfahrung

Für Vertragsbedienstete können diese Anforderungen abweichen.

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